Freelances : 8 astuces pour améliorer votre productivité

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En tant que freelance, baisse de productivité signifie baisse de revenus. Améliorer votre productivité est donc vital pour gérer les multiples aspects de votre activité. Plus difficile à faire que dans un environnement de bureau, il vous faut de l’autonomie et une capacité d’organisation personnelle. 

Dans une entreprise, on est observé par ses collègues et son chef. Impossible de partir en pause inopinément. Pas de canapé tentant à proximité. Quand on est freelance, c’est tout le contraire. On peut trouver mille excuses pour reporter à plus tard ce qui doit être fait maintenant.

Des courses à faire, le ménage, les tâches administratives en retard, une simple pause… Le manque d’organisation entraîne toujours une perte en efficacité. Or, les meilleurs travailleurs indépendants sont ceux qui savent faire preuve d’autonomie et tenir leur discipline.

Selon une étude, la productivité des français n’est pas si mauvaise, comparée aux autres pays. Bonne nouvelle ? Oui, sauf que cela signifie aussi que vos concurrents font certainement preuve d’efficacité.

Si vous voulez améliorer votre productivité, voici quelques conseils qui pourront vous aider.

1. Établir un emploi du temps

La première chose à faire pour augmenter votre productivité est de structurer votre journée. Mieux, toutes vos journées sur une semaine.

Le classique emploi du temps reste le meilleur outil pour y arriver. Assignez donc des horaires et un thème à chaque fois. Par exemple, vous pouvez accorder 2 heures tous les mardis matins à votre comptabilité. Une heure par jour à votre marketing, etc.

Le premier avantage est la certitude de vous occuper desdites tâches chaque semaine (comptabilité, marketing…). Donc aucune chance de vous retrouver soudainement sous l’eau. De plus, assigner un horaire précis vous force à ne pas le dépasser, donc à faire plus de choses dans une plage horaire. Ce qui signifie une meilleure productivité.

  • Pour aller plus loin : 3 ways to schedule your workday for maximum productivity, sur Business Insider

2. Avoir une liste des tâches (la To-Do List)

En listant toutes vos activités de la journée, vous êtes d’abord certain de ne pas les oublier, et vous avez le plaisir de les rayer quand elles sont accomplies.

Vous avez aussi une meilleure vue de ce qu’il vous reste à accomplir. Cela vous aide à décider quand les faire, pour pouvoir augmenter votre productivité.

Évitez d’en écrire trop ou de trop détailler, il faut que la liste garde un sens. Si possible, inscrivez les choses à accomplir par ordre de priorité. Pensez aussi à garder un moment pour l’imprévu. La journée d’un traducteur freelance en est pleine : une agence de traduction vous contacte pour une urgence, un client a une question ou une remarque, besoin d’une traduction en anglais par un confrère…

Il faut avoir une vue réaliste de ce qu’on peut faire en une journée. Sinon, vous ne pourriez jamais la finir et donc n’avoir jamais la satisfaction d’en venir à bout.

  • Pour aller plus loin : La To Do List la plus simple et la plus efficace du monde, par Nicolas Beretti

3. Accomplir une tâche à la fois, sans distraction

Ne faites pas plusieurs choses à la fois. Arrêtez le multitasking. C’est prouvé, le multitasking réduit votre productivité de 40%.

En tant que traducteur freelance, vous avez besoin de vous concentrer sur le texte à traduire. On sait tous qu’une bonne traduction demande de la concentration. Impossible de gérer ses emails en même temps qu’une traduction chinois-français.

Pour s’obliger à ne pas tomber dans le multitasking, découpez votre temps en tranches successives. 25 minutes de concentration unique, sans emails ni autres notifications. Puis 5 minutes de pause.

C’est ce que préconise la méthode Pomoro. Vous trouverez une explication détaillée sur bonobo-coaching.com.

À éviter :

  • Faire deux chose à la fois
  • Passer trop rapidement d’une tâche à une autre
  • Vérifier ses emails ou ses réseaux sociaux

4. Faire les tâches les plus déplaisantes en premier

Forcez-vous à finir les tâches les plus ingrates avant midi, et finissez par celles que vous préférez. En anglais : « Eat the Frogs First. » Pas besoin de traduction.

Plus la journée avance, moins vous aurez envie de les faire. Or, lesdites tâches sont généralement repoussées au lendemain, et vous tombez dans la procrastination pure et simple. Mettez-les donc tout en haut de votre to-do list, et ne débutez pas les autres activités de la journée avant d’avoir mangé vos grenouilles.

Vous pourrez alors vous concentrer sur ce que vous aimez faire et le reste de la journée passera plus rapidement.

5. Avoir un espace de travail dégagé

Sur un bureau mal rangé, les papiers, dossiers, magazines, livres, et Post-it sont autant de distractions potentielles. Autant d’encombrements de l’esprit. Et donc autant d’entraves à votre productivité.

Disposer d’un espace de travail dégagé permet d’être entièrement focalisé sur la tâche à accomplir. Si possible, écartez votre téléphone également.

N’ayez dans votre champ de vision que ce qui vous est directement utile : ordinateur, crayon, papier et tasse de thé/café.

Certaines personnes préfèrent l’inverse, comme cette traductrice freelance français-anglais.

6. Faire des pauses et marcher

Au cours d’une période de travail sans pause, la productivité décroît petit à petit. Parmi les conseils de la technique Pomodo évoquée plus haut, figure le besoin de bouger et marcher. À chaque pause, pensez à faire un minimum d’activité.

Vous ferez circuler le sang dans votre corps et reposerez vos yeux. Décollez vos yeux de l’écran et observez quelque chose à au moins 10 mètres de distance. Cela vous évitera les problèmes de fatigue visuelle et limitera les maux de tête.

Travailler en tant que freelance depuis chez soi permet d’éviter les trajets, mais cela réduit aussi votre activité physique. Pensez à inclure au moins une marche journalière ou une autre activité.

7. Chaque soir, préparer le lendemain

Faire son cartable avant d’aller se coucher… Lister les objectifs à réaliser le lendemain vous permettra de débuter la journée plus rapidement sans avoir passer par cette étape. Vous n’aurez pas à garder en tête toute la nuit les éléments à ne pas oublier.

Établir cette liste chaque soir vous assure d’avoir encore en tête le déroulé des tâches à accomplir pour parvenir à vos objectifs. Le faire le matin vous obligerait à repasser par votre journée de la veille pour collecter toutes les données nécessaires. Un point noir dans l’amélioration de votre productivité.

Démarrer la journée avec une feuille de route claire et vous permet d’en faire plus dès le matin, moment de la journée généralement le plus productif (d’après une étude, l’efficacité baisse après la pause-déjeuner).

8. Un temps dédié aux emails

On l’a dit, consulter ses emails en plein travail réduit fortement la productivité. Les autres types de messages s’affichant sur votre téléphone peuvent également être rangés dans cette catégorie.

Selon une étude d’Atlassian, une boîte email est vérifiée en moyenne 36 fois par jour. Et un travailleur a besoin de 16 minutes pour se retrouver sa concentration après avoir géré un email.

En tant qu’indépendant, encore plus que pour un salarié, les heures consacrées à sa messagerie son autant de temps en moins pour son travail. Ce qui se termine possiblement en heures supplémentaires (payées pour un salarié, pas pour un freelance).

Consulter sa boîte mail 4 fois par heure signifie répéter les mêmes gestes 4 fois : ouverture de la boîte, temps d’attente, etc. Essayez de ne le faire qu’une fois, maximum, et traiter tous vos emails en attente si possible.

Il est possible de régler l’intervalle des notifications sur votre téléphone. Une fois par heure dans le cadre de sa journée de travail semble idéal. Si vous avez potentiellement des demandes qui doivent être réglées immédiatement, comme une traduction urgente, assurez-vous que l‘agence de traduction ou le client puisse vous joindre directement par téléphone.

Mais dans la grande majorité des cas, un délai d’une heure ne posera aucun problème.

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